Listas de “to do” o de cosas por hacer

Las listas de cosas por hacer son una herramienta fundamental para sacar nuestro trabajo adelante. Básicamente, se trata de poner por escrito las cosas que tenemos que ir resolviendo una a una. Normalmente se suelen restringir al mundo laboral, pero la realidad es que en nuestro ámbito personal también resultan útiles.

Aunque pueda agobiar un poco, resulta bastante liberador ir tachando poco a poco las distintas tareas que hemos acabado. Se pueden añadir cosas como el momento para el cuál deben de estar acabadas, la prioridad o urgencia que tienen (alta, media o baja) o incluso detalles para resolverlas (como la persona con la que debemos hablar o el número de teléfono al que debemos llamar). A esto lo podríamos llamar una lista “to do”, aumentada.

Reducir el tiempo de decisiones

En una entrevista a Barack Obama en Vainity Fair, el periodista le preguntó al ex-presidente de Estados Unidos cómo lo prepararía en 30 minutos para su puesto. Obama le respondió con dos cosas, la primera es la importancia de hacer ejercicio diariamente para no acabar colapsando, la segunda, la reducción de decisiones. El aburrimiento es productivo.

Obama menciona tomar todos los días el mismo desayuno (cereales y un plátano) y el mismo almuerzo (sandwich de ensalada de pollo y una soda light). También comenta cómo se viste con unos pocos trajes azul marino o gris los cuales van con camisas y corbatas específicas, de modo que no tiene que pensar mucho para vestirse por las mañanas. Eso le permite dedicarse a cosas que considera más importantes.

Usa la tecnología disponible, si no te requiere más tiempo

Existen muchas apps para nuestro smartphone de productividad personal, así como para nuestro ordenador. Muchas de ellas web, de modo que nos podemos loguear en casa y en la oficina. Mientras que muchas nos pueden ser útiles, algunas no nos merecerán la pena el esfuerzo de aprender su funcionamiento y gestionarlas frente al tiempo que nos ahorran.

En general eso es práctico para cualquier cosa que hagamos y cualquier electrodoméstico. Si nos requiere más tiempo del que vamos a ahorrar, muy probablemente no merezca la pena. Es mejor buscar otro modo de ahorrar tiempo. Por ejemplo un calendario online sincronizado con mi móvil y con mi correo electrónico, de modo que me programo alertas con tiempo suficiente para acabar mis tareas a tiempo.

Planificar

Se trata de ponerse objetivos a tiempo y de cumplirlos. Por ejemplo “antes de las doce tengo que haber hecho A, B y C”. O para el martes es necesario que haya finalizado tal o cual recado. Planificar puede ser tanto sobre el día como semanalmente o incluso mensualmente. No obstante, suele ser mejor tener objetivos pequeños a corto plazo y romper los grandes en pequeños para que no sean ni muy lejanos ni muy grandes.

Delegar

Delegar ciertas tareas en otras personas que están más libres que nosotras es algo que nos puede ayudar profundamente a nuestro rendimiento. Muchas veces estamos hasta arriba de trabajo mientras que otras personas nos pueden ayudar con poco esfuerzo y reducir sensiblemente nuestra carga. Nunca hay que despreciar ni dejar de tener en cuenta la opción de delegar.

Concentración

Estar concentrados en nuestro objetivo es fundamental. Tenemos dos aspectos, las distracciones por un lado y los objetivos a largo plazo. Aunque es imposible un ambiente de cero distracciones, reducir las distracciones de lo que queremos hacer y hacer una única cosa a la vez es fundamental.

Estamos intentando sacar adelante algo, pero ¿para qué? Saber que trabajamos para que nuestra familia pueda vivir bien, para ahorrar para irnos de viaje a la otra punta del mundo o, simplemente, para mantener el nivel de vida que buscamos, es fundamental tenerlo en cuenta mientras que trabajamos.