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Transformación digital Act. 08 jun 2021

Una cultura empresarial ágil para los tiempos del teletrabajo

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Una reunión corta a primera hora puede ser más productiva que una de dos horas a mediodía y un equipo de trabajo ya no necesita acabar una fase de su proyecto para comenzar la siguiente. Son dos ejemplos de los aprendizajes de los empleados de BBVA desde que incorporaron metodologías ágiles a su día a día, que se han fortalecido aún más en el último año de pandemia.

Cuando en el año 2014 los equipos de BBVA encargados de desarrollar la nueva aplicación móvil de banco comenzaron a testar una nueva forma de trabajar basada en el modelo de gestión de proyectos ‘agile’, no podían imaginar que se convertirían en los pioneros en utilizar con éxito una metodología de trabajo que se extendería a más de 33.000 trabajadores de los siguientes cinco años.

Igualmente impredecible era que en 2020 las metodologías ágiles podrían resultar una herramienta clave para enfrentar la situación de trabajo a distancia en la que las empresas se vieron de repente inmersas. La pandemia motivada por el COVID-19 ha trastocado el paradigma social y empresarial del mundo entero, acelerando aún más la hiperdigitalización. Por ello, muchas empresas han extrapolado a su sector la lógica darwiniana y tienen claro que la adaptación al nuevo entorno será lo que determine si sobreviven y si, incluso, salen reforzadas tras una crisis.

La metodología ‘agile’ es una solución ideal para hacer frente a estos nuevos retos. «Aquellas empresas que no adopten esta forma ágil de trabajar van a perder la capacidad de adaptación y de saber reaccionar no solo a situaciones como una pandemia, sino también a lo que demanda el cliente», explica el experto en metodologías ágiles y colaborador externo de BBVA Pablo Delgado, que participó en la BBVA Open Talks de BBVA Open Innovation ‘Aplicar ‘agile’ en familia sin perder a la familia’ el pasado mes de abril.

El ‘Change Agent’ de BBVA Antonio Martín, que también intervino en el BBVA Open Talks,  explica que, en esta era frenética, los equipos deben poner el foco en el cliente desde el inicio. Por ello, planifican el trabajo en ciclos cortos y van adaptando su estrategia según las reacciones que vayan recibiendo del cliente, lo que además les ayuda a monitorizar mejor todo el proceso y minimizar los riesgos asociados a cualquier entorno incierto. «Si el equipo no trabaja con el cliente en la cabeza y pensando en recibir ‘feedback’ cuanto antes, no podrá ser competitivo en el mercado actual», insiste Martín.

Un equipo empoderado y flexible

El teletrabajo no es un parche temporal: ha llegado para quedarse. Desde hace años, la tecnología permite trabajar a distancia de forma productiva. Esta nueva modalidad de ‘oficina’ reduce los costes fijos de la empresa, permite a los empleados ahorrar el tiempo dedicado a los desplazamientos, reduce las emisiones de carbono ligadas al transporte e, incluso, fomenta la delegación y la cultura de la responsabilidad.

Pero ¿qué se puede hacer para implementarlo de una manera eficiente? Las metodologías ágiles podrían ser el ‘pegamento’ que mantiene unido al equipo en la distancia, ya que permiten organizar y asignar el trabajo de manera eficaz y flexible entre distintos equipos multidisciplinares, tomando la mejor decisión en cada momento.

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Desde sus casas, los trabajadores han de estar coordinados y conocer lo que ocurre en las diferentes tareas. Para ello, la mentalidad ‘agile’ se decanta por las ‘dailies’, reuniones cortas a primera hora de la mañana, más que otras de mayor extensión a mediodía. «Es el mejor momento para planificar la jornada laboral y explicarle al resto del equipo qué hiciste ayer, qué tienes pensado hacer hoy y qué impedimentos te vas encontrando», explica el Coach de Agilidad de BBVA José María Sánchez.

Gracias a este método se pone foco en lo que se va a ejecutar, los individuos están más motivados porque saben que tienen voz y voto en el desarrollo de ese determinado producto o proceso

Además, «gracias a este método se pone foco en lo que se va a ejecutar, los individuos están más motivados porque saben que tienen voz y voto en el desarrollo de ese determinado producto o proceso», añade. Es el equipo en conjunto el que aprueba cuándo se llevará a cabo el siguiente ‘sprint’, término de la jerga ‘agile’ que Sánchez define como «un periodo de tiempo marcado donde nos comprometemos a entregar valor y funcionalidad al proceso que se esté ejecutando».

Para ello, se establecen también una serie de reuniones o ceremonias periódicas, esta vez con el cliente o ‘product owner’, y en las que se trata qué parte del producto es prioritario desarrollar. «Con este ‘mindset’, a tu cliente le vas a aportar valor en ciclos cortos de tiempo, que suelen ser dos o tres semanas, lo que te permite recibir ‘feedback’ constante y reaprovecharlo para construir nuevas funcionalidades», explica Sánchez.

Colaboración, coordinación y transparencia

«En la metodología ‘agile’ la principal unidad de valor no es la persona, sino el equipo», señala el ‘Change Agent’ de BBVA Antonio Martín. También la transparencia y la colaboración. En este sentido, explica que en BBVA las decisiones que se toman se van añadiendo a una hoja de Excel, accesible para todos los trabajadores de la entidad, que obtienen así una visión global de las actividades de la empresa. En su opinión, también son recomendables las ‘demos’ (demostraciones didácticas de funcionamiento) para que todo el equipo conozca cómo se ha constituido un determinado proyecto.

En este ejercicio de transparencia, Martín destaca además el papel de las herramientas colaborativas como Jira, un software diseñado para ayudar a los equipos en la planificación, supervisión y publicación de tareas, y Trello, que les permite colaborar de manera visual. «Antes cuando nos veíamos las caras, la confianza se generaba con un café. Ahora, en casa, estamos más aislados y necesitamos encontrar nuevas maneras de crearla», indica el ‘Agente de Cambio’.

En la metodología ‘agile’ la principal unidad de valor no es la persona, sino el equipo

Por otro lado, Martín añade que han comenzado a explorar las posibilidades del trabajo asíncrono: un modelo que busca que los miembros del equipo estén en sintonía, aunque sin limitaciones en el espacio y el tiempo. «Ya no nos reunimos para debatir todos los asuntos, sino que nos ponemos de acuerdo previamente y que cada uno trabaje por su cuenta», explica. Así, solo se reúnen para tomar decisiones finales, lo que posibilita horarios más flexibles.

Ya sea un entorno laboral presencial o remoto, se debe promover la comunicación entre todos los componentes de un equipo para que puedan adecuarse a cada proyecto y objetivo, además de situar la innovación como la herramienta por excelencia de adaptación a los tiempos inciertos. Ser ágil no es solo cuestión de técnica, sino de toda una cultura empresarial que requiere cambiar las creencias, la filosofía y el flujo de trabajo de toda la organización.

'Podcast': Píldoras Agile: Descubre cómo te pueden ayudar en tu día a día

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