Formalización empresarial en Colombia: marco legal, trámites e impuestos

El proceso de formalización empresarial en Colombia requiere comprender el marco legal y tributario aplicable. Este recorrido inicia con la definición de la idea de negocio y la selección de la figura jurídica más conveniente para su desarrollo, en la que el emprendedor puede optar por inscribirse como persona natural o constituir una persona jurídica.

Cómo elegir la figura jurídica adecuada para una empresa en Colombia

“El primer paso para la creación de una empresa consiste en definir la idea de negocio y seleccionar la figura jurídica más adecuada para su desarrollo”, afirma Maximiliano Rodríguez, director del Departamento de Derecho Comercial de la Universidad Externado de Colombia.

La elección del tipo societario y el posterior registro mercantil implican la asunción de importantes responsabilidades. El proceso de formalización convierte al empresario en comerciante, una figura legal que la normativa colombiana define como la persona que se ocupa profesionalmente de alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.

Requisitos legales para constituir una empresa formal en Colombia

La constitución de una compañía en Colombia conlleva la adquisición de responsabilidades tributarias, fiscales y contables que persisten durante su operación. Para el correcto inicio de actividades, el comerciante debe cumplir con deberes fundamentales establecidos en el artículo 19 del Código de Comercio, tales como:

• Matricularse en el registro mercantil y mantener dicha inscripción vigente.

• Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija tal formalidad.

• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

• Conservar, de conformidad con la ley, la correspondencia y los demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.

Un error común entre los emprendedores es el desconocimiento de estas responsabilidades fiscales y tributarias desde el inicio de la operación, dice Rodríguez.

Principales impuestos que pagan las empresas en Colombia

Las empresas constituidas en Colombia están sujetas a una serie de tributos que varían según el régimen al que se acojan y las actividades que desarrollen. Los impuestos más comunes abarcan gravámenes a nivel nacional y municipal y deben tenerse en cuenta desde el momento de la constitución y durante toda la operación de la sociedad.

• Impuesto de Renta y complementarios. Este es uno de los principales tributos que deben sufragarse anualmente desde la constitución de la sociedad. La responsabilidad por este impuesto es una de las obligaciones que se establecen al tramitar el Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN. Las responsabilidades tributarias que asumirá la sociedad deben confirmarse mediante la verificación de si será responsable del Impuesto de Renta y Complementarios o si se acogerá al Régimen Simple de Tributación ante la DIAN.

• IVA (Impuesto al Valor Agregado). Si la empresa vende bienes o servicios gravados, debe inscribirse como responsable de IVA una vez iniciadas las operaciones. La sociedad tiene la obligación de presentar declaraciones bimestrales o cuatrimestrales y de recaudar el impuesto de sus clientes para remitirlo a la DIAN.

• Impuesto de Industria y Comercio (ICA). Dependiendo de la actividad económica de la sociedad, deberá pagarse este impuesto a nivel municipal o distrital, que grava el ejercicio de actividades industriales, comerciales o de servicios. El ICA se liquida ante la Secretaría de Hacienda del municipio o distrito donde opere la empresa y puede tener una periodicidad mensual, bimestral o anual.

• Retención en la fuente (mecanismo de recaudo anticipado). Se aplica según las operaciones que realice la empresa.

• Impuesto de registro. Este impuesto debe ser sufragado por el comerciante al momento de constituir la sociedad y forma parte de las tarifas de registro.

• Impuesto de timbre. Es un tributo indirecto que grava ciertos actos, documentos o contratos celebrados o ejecutados en el país, siempre que superen determinados valores y cumplan con condiciones específicas.

• Aportes parafiscales. Cuando la empresa cuenta con empleados, debe prever los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y a las cajas de compensación.

Errores comunes al formalizar una empresa en Colombia

La complejidad del proceso puede generar errores si no se aborda con el conocimiento adecuado. “Lo recomendaría, dado que los aspectos de constitución o jurídicos presentan muchos pormenores que quizás pueden pasarse por alto”, comenta Jorge Quiroz, profesor asociado de la Universidad de Antioquia. Este experto señala que, en su experiencia, resulta un poco complejo para los emprendedores definir los documentos legales y la conformación, ya que se trata de varios aspectos que deben definirse, entre ellos los legales, fiscales y contables.

Además, observa que se requieren numerosas diligencias de ida y vuelta para obtener los respectivos registros. Entre las principales falencias que cometen los emprendedores, Quiroz menciona:

• La falta de planeación y de estructura en la empresa.
• No tener claro el modelo de negocio.
• No tener claridad sobre la participación societaria y sus respectivos roles.
• Desconocer las responsabilidades fiscales y tributarias.

Por su parte, Rodríguez indica que uno de los errores más comunes es no definir con claridad la estructura jurídica y tributaria más conveniente a su idea de negocio. También citó entre los errores comunes el registro de la empresa sin un acuerdo claro entre los socios, lo que genera conflictos futuros, y el omitir la inscripción en la DIAN y no contar con el RUT actualizado.

Ventajas de la Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) en Colombia

La Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) se configura como uno de los tipos societarios más flexibles y recomendados para nuevos emprendedores en Colombia. Esta figura se prefiere por la simplicidad de los trámites de constitución y por la protección que ofrece al patrimonio personal de los accionistas.

Características de la S.A.S.

• Número de accionistas. Puede constituirse por un solo accionista (acto unilateral) o por varias personas naturales y/o jurídicas.

• Responsabilidad limitada. La responsabilidad de los accionistas se limita al monto de sus aportes. En general, no serán responsables de obligaciones tributarias, laborales o de cualquier otra naturaleza contraídas por la sociedad.

• Capital Mínimo. La S.A.S. no requiere un capital mínimo establecido, lo que la convierte en una opción accesible para emprendedores con recursos limitados.

• Flexibilidad en gestión. Este tipo societario ofrece mayor flexibilidad en la organización y la administración, lo que permite que los estatutos se adapten a las necesidades específicas del negocio.

Aspectos clave del documento de constitución de una S.A.S.

La S.A.S. se constituye mediante un contrato o acto unilateral de naturaleza privada denominado Estatutos. A diferencia de otras sociedades que podrían requerir escritura pública si incluyen un bien inmueble o superan ciertos límites de activos y empleados, la S.A.S. puede constituirse mediante un documento privado, sin importar el valor de los activos ni la cantidad de empleados.

Dicho documento debe inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la sociedad y debe contener, como mínimo, los siguientes requisitos (establecidos en el artículo 5º de la Ley 1258 de 2008):

• Identificación: nombre, documento de identidad y domicilio del accionista único o de los accionistas.

• Razón Social: nombre de la sociedad, seguido de las siglas S.A.S. o de las palabras “sociedad por acciones simplificada”.

• Objeto Social: enunciación de las actividades principales que la sociedad realizará.

• Capital Social: indicación del capital autorizado, suscrito y pagado. Además, se deben señalar la forma y el plazo del pago, los cuales no podrán exceder de dos años.

• Duración: término de duración, en caso de que este no sea indefinido.

• Órganos sociales: Se deben identificar los órganos sociales (representante legal, asamblea de accionistas y junta directiva), sus respectivas facultades y los nombres de quienes los integran.

Pasos para formalizar e inscribir una empresa ante la Cámara de Comercio

Una vez se elaboran los estatutos sociales, se deben seguir los siguientes pasos para la formalización:

• Radicación e Inscripción en la Cámara de Comercio: se procede a radicar los documentos y formularios requeridos en la oficina de la Cámara de Comercio, ya sea de manera presencial o virtual. La inscripción de los Estatutos de la sociedad en la Cámara de Comercio del domicilio principal es necesaria para que la sociedad se constituya en debida forma. Es fundamental diligenciar formularios como el del Registro Único Empresarial Social (RUES).
• Inscripción de Libros: Adicionalmente, deberá inscribirse en el registro mercantil el libro de registro de accionistas y el libro de actas de los órganos sociales.
• Obtención de Certificado: Una vez se cuente con la aprobación de la Cámara de Comercio, se obtiene el certificado correspondiente de existencia y de representación legal.
• Trámite DIAN (RUT y NIT): Finalmente, deberá continuar con el trámite de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y la expedición del Número de Identificación Tributaria (NIT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). El RUT indicará la actividad económica de la sociedad y sus responsabilidades tributarias.

En promedio, el proceso de creación, asesoramiento e inscripción de la sociedad ante la Cámara de Comercio de Bogotá puede durar entre dos y siete días hábiles. Además, el proceso puede realizarse completamente en línea.