Qué es el NIF de una empresa y cómo tramitarlo paso a paso

¿Qué es el NIF y para qué sirve?

El Número de Identificación Fiscal es una serie de nueve caracteres alfanuméricos que sirve para identificar a las personas físicas, jurídicas y a determinadas entidades sin personalidad jurídica ante la Administración tributaria.

En el caso de una empresa, el NIF es el identificador fiscal que permite a la empresa relacionarse con la Administración y con terceros, además permite la trazabilidad de facturas, contratos y operaciones económicas. Sin este código, una sociedad no puede desarrollar actividad económica regular ni cumplir con sus obligaciones fiscales

NIF, CIF y DNI: qué ha cambiado

Todavía es habitual escuchar el término CIF para referirse a la identificación de una empresa. Sin embargo, se trata de una denominación en desuso.

El Código de Identificación Fiscal (CIF) nació en 1975 como identificador específico de las personas jurídicas, mientras que las personas físicas aseguraban su identificación mediante el NIF (coincidente con el DNI o el NIE). Esta dualidad se eliminó definitivamente en 2008, cuando la normativa integró todos los identificadores bajo el concepto único de NIF.

Cómo se compone el NIF de una empresa

El NIF de una persona jurídica está diseñado para que los sistemas de la Agencia Tributaria identifiquen de forma inmediata el tipo de entidad. Consta de nueve caracteres con una estructura fija:

Letra inicial: forma jurídica

Siete dígitos numéricos

Tras la letra inicial aparece una secuencia numérica que identifica de forma única a la entidad dentro de su categoría.

Por qué es imprescindible disponer de NIF

Sin un NIF, la empresa es invisible para el sistema administrativo. No puede contratar trabajadores, abrir cuentas bancarias, alquilar locales de forma oficial ni emitir facturas, lo que impide cualquier actividad económica regular.

Por ello, la obtención del NIF es uno de los primeros pasos en el proceso de constitución de una empresa en España.

Cómo obtener el NIF de una empresa paso a paso

El proceso se realiza ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y se divide en dos fases.

Solicitud del NIF provisional

El NIF provisional se solicita cuando la empresa aún no ha completado su inscripción en el registro correspondiente. Es obligatorio para el carácter ordinario de la actividad, realizar cobros o contratar personal.

“El NIF de las personas jurídicas y entidades tiene carácter provisional cuando, al solicitarlo, no se ha aportado toda la documentación necesaria para obtener el definitivo, quedando la entidad obligada a aportar la documentación pendiente tan pronto como disponga de ella”, asegura Paula López, abogada en Balcells Group.

Cómo se solicita

• Modelo: 036 (casilla 110).
• Forma de presentación: Preferentemente en papel o por vía telemática, según el tipo de entidad y medios de identificación disponible
• El formulario se rellena en la web de la AEAT y se imprime para su presentación.

Documentación necesaria

• Escritura de constitución: Si no se aporta copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución, para asignar el NIF provisional será imprescindible que, al menos, se aporte copia de un documento debidamente firmado en el que los otorgantes de aquél manifiesten su acuerdo de voluntades para la constitución de la persona jurídica o entidad de que se trate.
• Certificado de denominación social, que acredita la disponibilidad del nombre.
• Relación de socios, que asumen responsabilidad legal hasta la inscripción de la sociedad.

Cómo se obtiene el NIF definitivo

Una vez inscrita la empresa en el Registro Mercantil correspondiente el NIF debe confirmarse como definitivo.

• Plazo: un mes desde la inscripción registral o desde el otorgamiento de los documentos necesarios
• Modelo: 036 (casilla 120)
• Presentación: presencial o por vía telemática con certificado electrónico

Documentación general para personas jurídicas:

• Escritura pública de constitución de la sociedad  en la que se recogen los Estatutos que han de regir el funcionamiento de la sociedad.

• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil (o sello de inscripción en la propia escritura).

• Identificación del representante: Fotocopia del NIF de quien firma y un documento que acredite su poder para representar a la empresa, salvo que figure como tal en la escritura de constitución o en los Estatutos.

La AEAT indica que hay que considerar que dependiendo de la forma jurídica, los documentos varían ligeramente:

• Sociedades Civiles y Comunidades de Bienes: deben aportar el contrato privado de constitución firmado por todos los socios/comuneros. Si se aportan inmuebles, la escritura pública es obligatoria.

• Cooperativas: requieren el certificado del Registro de Cooperativas.

• Sociedades Agrarias de Transformación (SAT): Necesitan el certificado de inscripción en el Registro General de la SAT.

• Entidades de Capital-Riesgo: Si son sociedades, la inscripción registral es obligatoria. Si son fondos, es opcional.

Obligaciones asociadas al NIF

Disponer de un NIF conlleva una serie de  responsabilidades fiscales y administrativas. La empresa debe comunicar cualquier cambio relevante —domicilio fiscal, actividad económica, representación legal— mediante los modelos 036 o 037.

La Agencia Tributaria tiene la potestad de revocar un NIF si detecta que la sociedad no tiene actividad, si se trata de una empresa “fantasma” utilizada para el fraude o si no ha depositado las cuentas anuales durante varios ejercicios. La revocación del NIF impide operar con normalidad y exige un procedimiento de rehabilitación para volver a operar.