Nómina Electrónica: Plazos y requisitos de transmisión a la DIAN para Mipymes

Algunos empresarios en Colombia pagan más impuesto sobre la renta del que les corresponde. Esto ocurre porque desconocen un punto clave. Con la nómina electrónica como soporte, pueden deducir los costos laborales ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Sin este documento, la autoridad tributaria no reconoce esos gastos. Como resultado, se calcula el impuesto sobre ingresos más altos. Esto sucede porque no se tienen en cuenta los costos o deducciones de la nómina. Según la DIAN, menos de medio millón de empleadores transmiten nómina electrónica en la actualidad.

Para qué sirve la nómina electrónica y por qué es obligatoria

Este documento soporta los valores que los empleadores generan, validan y transmiten a la DIAN para respaldar los costos y deducciones asociados a sus relaciones laborales. Es decir, sin dicho documento el empresario no puede deducir en su declaración de renta los salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, dotaciones, ni ningún otro pago realizado a sus empleados.

“La nómina electrónica representa un cambio importante en la forma en que las empresas registran y soportan sus costos o gastos laborales. Tradicionalmente, la nómina era un documento de uso principalmente interno; hoy, con su implementación, esta información debe generarse como un documento electrónico estandarizado y transmitirse para validación ante la DIAN como parte del sistema de facturación electrónica”, explica César Camilo Cermeño, director de la especialización y la maestría en Tributación de la Universidad de los Andes.

Esto significa que la información sobre pagos laborales pasa a ser un flujo de datos verificable y trazable. Según Cermeño, la nómina electrónica eleva el estándar de control sobre la información laboral y exige a las empresas procesos más estructurados en materia de registro, validación y conservación de datos.

Quiénes deben presentar la nómina electrónica ante la DIAN

Deben emplearla todas las personas jurídicas que declaren renta, sin importar su nivel de ingresos, y las personas naturales que superen los 1.400 UVT (unidad de valor tributario) anuales de ingresos, equivalentes a 69.718.600 pesos para el año gravable 2025.

Si una empresa tiene empleados y quiere deducir esos costos laborales, la nómina electrónica no es opcional: es la condición que establece la DIAN para reconocer ese gasto. “Sería un comportamiento poco racional, desde el punto de vista económico, no hacerlo”, advierte Luis Valero, subdirector de Factura Electrónica de la DIAN.

Julio César Toro, profesor de la especialización en Tributación de la Universidad de los Andes, explica que el nivel de preparación entre las mipymes es desigual: “Las que ya cuentan con herramientas tecnológicas y procesos contables relativamente organizados suelen adaptarse con algo de facilidad. En cambio, las microempresas que todavía operan con registros manuales enfrentan mayores dificultades, principalmente relacionadas con la gestión de datos y el acceso a herramientas digitales”, señala. Para estas últimas, el reto no es solo cumplir con la obligación, sino desarrollar capacidades básicas de organización de la información.

Cuáles son los plazos para transmitir la nómina electrónica

• Los documentos soporte de pago de nómina electrónica deben transmitirse a la DIAN dentro de los 10 días hábiles siguientes al cierre del mes en que se efectuaron los pagos o fueron causados. Cuando el décimo día hábil cae en fin de semana o festivo, el plazo se traslada al siguiente día hábil.

• Cermeño recomienda a las mipymes que no esperen al límite legal. “Es conveniente establecer un calendario interno que incluya etapas claras: registro de novedades laborales, liquidación de la nómina, revisión de la información, transmisión a la DIAN y verificación de la validación de los documentos. También es importante prever espacios para hacer ajustes que eventualmente se puedan requerir”, señala.

• La estrategia concreta que propone el experto es fijar fechas internas más estrictas que el plazo legal, de modo que las áreas involucradas —recursos humanos, contabilidad y tesorería— trabajen con un mismo corte de información y se reduzcan los riesgos de errores o retrasos.

Qué ocurre si no se cumple con la nómina electrónica

Si la DIAN detecta en una declaración de renta costos de nómina sin el respectivo soporte electrónico, los desconoce. El empresario entonces tributa sobre una base mayor a la real, y además puede enfrentar sanciones e intereses de mora. “El cumplimiento no es solo una obligación formal, es una herramienta de organización que permite prever costos y reducir riesgos”, resume Valero.

Cómo habilitar la nómina electrónica paso a paso

El proceso de habilitación tiene etapas definidas por la DIAN y puede hacerse sin necesidad de contratar un proveedor externo. La entidad ofrece una Solución Gratuita accesible desde dian.gov.co, en la sección Factura Electrónica → Habilitación.

Los pasos son los siguientes:

1. Registrarse en el Sistema de Factura Electrónica. El empleador ingresa a dian.gov.co y se registra como usuario OFE (si ya es facturador electrónico) o como usuario NO OFE (si no está obligado a facturar electrónicamente). En ambos casos debe estar previamente inscrito en el RUT (Registro Único Tributario). Al completar este paso, la DIAN envía automáticamente un token de acceso al correo electrónico registrado.
2. Asociar la Solución Gratuita como modo de operación. El empleador debe vincular la Solución Gratuita al documento soporte de pago de nómina electrónica dentro del catálogo del sistema. Este paso activa el módulo correspondiente.
3. Solicitar el certificado digital. Los usuarios NO OFE deben gestionar su certificado digital gratuito directamente desde la plataforma. Los usuarios OFE ya cuentan con uno, pero deben verificar su vigencia. Este certificado es el que permite firmar electrónicamente los documentos.
4. Completar el set de pruebas. La DIAN exige superar una fase de pruebas en el ambiente de habilitación antes de operar en producción. El set mínimo requerido consiste en transmitir una nómina electrónica y una nota de ajuste. Solo cuando el modo de operación aparece como “Aceptado” o “Habilitado”, el sistema permite la migración al ambiente de producción, donde los documentos sí tienen valor fiscal.

Proveedores externos y errores frecuentes en la nómina electrónica

• Toro aclara un punto que suele generar confusión: no siempre es necesario contratar un proveedor externo. “Se puede hacer uso de un desarrollo informático propio o de la solución gratuita de nómina electrónica que ofrece la DIAN”, señala.

• La habilitación sin apoyo externo es viable cuando la empresa tiene capacidad mínima para articular las áreas de recursos humanos, contabilidad y sistemas. De lo contrario, el tiempo invertido en resolver dificultades técnicas puede terminar afectando la eficiencia operativa.

• Cermeño identifica los errores más frecuentes durante este proceso: “Realizar la habilitación de manera tardía o sin completar adecuadamente las pruebas exigidas, así como una parametrización incorrecta de los conceptos de nómina, los consecutivos o la identificación de los trabajadores”.

• Estos errores generan reprocesos, documentos que no logran validarse ante la DIAN y, en última instancia, el riesgo de perder el soporte fiscal de los costos laborales.

Claves para cumplir con la nómina electrónica:

• Generar el documento soporte de pago de nómina
• Transmitirlo a la DIAN dentro de los 10 días hábiles
• Validar que el estado sea “aceptado”
• Corregir errores mediante notas de ajuste
• Mantener organizada la información labora

Al implementar la nómina electrónica, la experiencia del empresario cambia de un proceso reactivo y manual a uno estructurado y verificable. Cada mes, tras generar y transmitir la nómina, puede comprobar en la plataforma de la DIAN si los documentos han sido aceptados, lo que le da certeza inmediata sobre si sus costos laborales serán reconocidos fiscalmente. Esto le permite anticipar su carga tributaria con mayor precisión y evitar correcciones posteriores. Además, al organizar la información desde el origen —novedades laborales, pagos y validaciones— reduce errores y reprocesos, ganando control sobre su operación y disminuyendo el riesgo de sanciones.

Qué ventajas aporta la nómina electrónica a las empresas

Una vez habilitada, la nómina electrónica puede convertirse en algo más que un trámite. Según Toro, los documentos validados por la DIAN se convierten en soporte fiscal idóneo, mejoran el control interno y eliminan en gran medida la gestión de documentos físicos.

“Cuando se implementa adecuadamente, también puede mejorar el control interno, ya que obliga a ordenar procesos como la gestión de novedades laborales, la conciliación de pagos y la parametrización de conceptos de nómina”, explica.

El mensaje final de Cermeño para los empresarios es directo: “El universo empresarial enfrenta un reto sin precedentes: la alta carga administrativa en materia de reportes y cumplimiento, cuya inobservancia conlleva sanciones muy gravosas. Las mipymes deben entender que estas cargas son una parte esencial en el desarrollo de su negocio y deben afrontarlas con absoluta seriedad, buscando los mejores estándares y asesoría en la materia”.