Cómo funciona el sistema VERI*FACTU y cómo va a afectar a empresas y autónomos

¿En qué consiste VERI*FACTU?

VERI*FACTU es una de las modalidades del nuevo marco que regula los sistemas informáticos de facturación en España. Este marco afecta a los programas que utilizan empresas y autónomos para emitir facturas, como ERP, software de facturación o herramientas de gestión. Este modelo permite enviar automáticamente a la Agencia Tributaria los registros que genera el software en el momento de emitir la factura. Para ello, el sistema debe cumplir los requisitos técnicos establecidos.

Además, la reforma introduce una obligación más amplia. Las empresas y los autónomos que utilicen programas de facturación deben usar sistemas que garanticen la integridad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros. Por tanto, el cambio no solo afecta a la emisión de facturas. También impacta en el diseño y el funcionamiento del software que las genera. En este contexto, VERI*FACTU no es una obligación en sí misma. Es una funcionalidad específica dentro del sistema. Su objetivo es reforzar el control fiscal mediante el envío inmediato de información a la Administración.

Cuál es el cambio que introduce Veri*Factu

Este cambio normativo tiene su origen en la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que introdujo por primera vez la obligación de que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

El foco de la reforma no se sitúa en la factura como documento, sino en el propio software que la genera. Como explica Emilio Cabrera, experto de GESTHA, “la reforma no se dirige a la factura como documento aislado, sino al sistema informático que la produce”, con el objetivo de impedir manipulaciones, dobles contabilidades o alteraciones sin dejar rastro.

El desarrollo técnico de esta obligación llegó con el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) y concreta cómo deben garantizarse la trazabilidad y la fiabilidad de los registros.

El Real Decreto utiliza el término SIF (sistemas informáticos de facturación) para referirse a los programas que generan facturas. Esto incluye, en la práctica, herramientas habituales como los ERP o cualquier ‘software’ de gestión utilizado por empresas.

Cómo afecta VERI*FACTU a empresas y autónomos

El Reglamento contempla dos modalidades de funcionamiento del SIF ante la Agencia Tributaria (AEAT):

• En la primera modalidad, el sistema cumple todos los requisitos técnicos exigidos, pero los registros permanecen en poder del obligado tributario (el autónomo o la empresa) y solo se ponen a disposición de la AEAT cuando ésta los requiera en un procedimiento de comprobación.

• En la segunda modalidad, además de cumplir los requisitos técnicos, el sistema remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT de forma inmediata tras su generación. “Esta segunda modalidad es la que la AEAT denomina VERI*FACTU”, revela Cabrera.

La obligación legal, por tanto, consiste en disponer de un sistema adaptado al Real Decreto 1007/2023. La remisión automática a la Agencia Tributaria (VERI*FACTU) es una opción, voluntaria, dentro de ese marco regulado: “No se obliga formalmente a las empresas a remitir en tiempo real sus facturas a la Administración, sino a utilizar ‘software’ que impida manipulaciones y garantice trazabilidad”, revela el experto de GESTHA. “Todo VERI*FACTU es un sistema conforme al Reglamento, pero no todo sistema conforme al Reglamento es VERI*FACTU”, resume. Ahora bien, quienes no opten por la remisión automática (VERI*FACTU) deberán cumplir obligaciones adicionales en materia de conservación, accesibilidad y control de los registros

Javier Rodríguez de la Flor, abogado especialista en Derecho Financiero y Tributario y profesor de Derecho Fiscal en la Universidad Alfonso X el Sabio (UAX), insiste en que solo aquellos autónomos y empresarios que utilicen ERP o ‘software’ de gestión pueden acogerse a ellos, para transmitir inmediatamente sus registros a la AEAT.

Esa vocación antifraude se refleja en un severo régimen sancionador:

• Multa fija de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas no conformes o manipulables.

• Hasta, 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema para fabricantes o comercializadores de ‘software’ no adaptado.

• La infracción no exige que se haya producido una alteración concreta o un fraude efectivo. Basta con disponer de un sistema que permita técnicamente la manipulación, o que no cumpla los requisitos reglamentarios.

Quiénes están obligados a adaptar su ‘software’ de facturación

• Quedan excluidos de la obligación quienes ya están acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), “dado que su sistema de suministro de datos a la AEAT responde a otra lógica de control”, puntualiza Cabrera.

• En principio, y de momento, el nuevo marco regulatorio tampoco afecta a quienes no facturen a través de ‘software’ de gestión o ERP; es decir, a todos aquellos que sigan usando facturación manual no informatizada.

• La obligación, por lo tanto, alcanza a quienes expidan facturas utilizando sistemas informáticos. “No se establece distinción por tamaño de empresa ni por volumen de facturación”, recuerda Cabrera. Afecta tanto a sociedades como a autónomos y entidades en régimen de atribución de rentas. “Se trata de una obligación de alcance masivo que impactará en la práctica totalidad del tejido empresarial que no esté en el SII”, avanza.

• En una entrevista dentro del informe ‘Observatorio TeamSystem 2025: Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías’, el inspector de Hacienda Javier Hurtado calculaba que debían dar este salto digital casi 2,1 millones de sociedades y cerca de 2,5 millones de autónomos. En total, más de cuatro millones de contribuyentes.

Claves sobre VERI*FACTU:

• Regula el software de facturación, no solo la factura
• Exige trazabilidad e inalterabilidad de los registros
• Permite (pero no obliga) el envío automático a la AEAT
• Afecta a empresas y autónomos que usen software
• Introduce un nuevo modelo de control fiscal digital

Requisitos técnicos: ¿Cómo debe ser un ‘software’ de facturación verificado?

Todo sistema informático que se utilice para facturar debe generar un registro estructurado por cada factura expedida. Dicho registro debe incorporar mecanismos técnicos que impidan su borrado o alteración sin dejar rastro:

• Un sistema de huella o hash encadenado que vincula cada registro con el anterior, creando una cadena de seguridad que garantiza la inalterabilidad y la trazabilidad completa de la secuencia de facturación.

• Código QR incluido obligatoriamente en cada factura, para permitir una verificación de determinados datos del registro.

• Firma electrónica en cada factura, para avalar su autenticidad e identificar al emisor.

Moratoria, nuevos plazos y fechas clave para la implementación en 2027

El Gobierno de España ha ampliado los plazos de adaptación al sistema Verifactu tras reconocer la necesidad de adecuar los sistemas informáticos de facturación y garantizar una implantación ordenada y homogénea en todo el tejido empresarial.

Así, la entrada en vigor, prevista inicialmente para el 1 de enero de 2026 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, se retrasa al 1 de enero de 2027. Este aplazamiento se extiende también al resto de empresas y autónomos, que deberán incorporar el sistema antes del 1 de julio de 2027.

La web de la AEAT ha incluido un apartado de Preguntas Frecuentes (FAQ) en su web, en el que, entre otras cuestiones, informa del nuevo calendario para que las empresas adapten sus sistemas informáticos de facturación según las características y requisitos que establece el Reglamento:

• Antes del 1 de enero de 2027. Para las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades. (Esta fecha depende del desarrollo reglamentario de la norma y de su aplicación, por lo que podrían variar.

• Antes del 1 de julio de 2027. El resto de obligados tributarios (básicamente, autónomos).

• Los productores y comercializadores de ‘software’ deben ofrecer soluciones adaptadas desde el 29 de julio de 2025.

(Esta fecha depende del desarrollo reglamentario de la norma y de su aplicación, por lo que podrían variar).

Confusión entre VERI*FACTU y la factura electrónica prevista en la Ley Crea y Crece

Cabrera admite que el debate público ha generado confusión conceptual, sobre el propio VERI*FACTU, y sobre su relación con la factura electrónica obligatoria prevista en la Ley 18/2022, la llamada Ley Crea y Crece. “No son equivalentes. Aunque frecuentemente se vinculan, ambas responden a fundamentos distintos”, advierte.

La Ley Crea y Crece introduce la futura obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales, con el objetivo de impulsar la digitalización y combatir la morosidad comercial.

Por su parte, el sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023 se ocupa del control del ‘software’ de facturación desde una perspectiva estrictamente tributaria. “No regula la relación mercantil entre empresas, sino la fiabilidad técnica del sistema que genera los registros”, matiza Cabrera.

De esta manera, el foco del control tributario se desplaza: ya no basta con comprobar la corrección formal de una factura, el sistema que la produce debe ser técnicamente inviolable en términos fiscales. “No se trata únicamente de digitalizar la factura, sino de blindar el sistema que la genera para garantizar su autenticidad”, expresa Cabrera. Así, la considera “una de las reformas más profundas del sistema de control tributario de las últimas décadas”.