¿Qué es una factura y para qué sirve?

En realidad, una factura es un documento mercantil que registra la información de una venta o de una prestación de un servicio. En ella se constata formalmente que se ha realizado de forma legal una operación entre dos partes. Por tanto, da validez jurídica y certifica el desglose y abono de los impuestos correspondientes establecidos por la ley.

Qué información debe incluir una factura simplificada

Según la Agencia Tributaria en España, cualquier factura simplificada debe incluir una serie de requisitos mínimos e imprescindibles para ser válida:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Fecha de realización de la operación (si es diferente a la de expedición).
• NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
• Contraprestación o importe total.
• En las facturas rectificativas, la referencia expresa a la factura que se modifica.
• Mención obligatoria si se aplica alguna circunstancia especial (operación exenta, inversión del sujeto pasivo, facturación por el destinatario, régimen especial de agencias de viajes o de bienes usados).

Diferencias entre factura simplificada y completa

Por regla general, existen dos modalidades principales de facturas: la simplificada y la completa (u ordinaria). La diferencia radica en el nivel de detalle y los datos exigidos:

• Datos del destinatario: La factura simplificada no requiere incluir los datos fiscales del comprador o cliente, mientras que la completa exige consignar el NIF, nombre o razón social y domicilio fiscal de ambas partes.

• Desglose impositivo: La simplificada puede mostrar únicamente el importe total con el IVA incluido, mientras que la completa debe desglosar obligatoriamente la base imponible, el tipo de IVA aplicado y la cuota tributaria resultante (así como las retenciones de IRPF, si proceden).

• Importes máximos: De acuerdo con el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), la factura simplificada solo puede emitirse en operaciones que no excedan de 400 euros (IVA incluido), o de 3.000 euros en determinadas actividades autorizadas (como comercio al por menor, hostelería o transporte de viajeros). Cuando se superan dichos límites, es obligatorio expedir una factura completa.

Sin embargo, también existen otras tipologías como la factura recapitulativa (que agrupa varias operaciones realizadas para un mismo cliente en un periodo mensual) y la factura electrónica, cuyo uso se ha convertido en el estándar operativo prioritario.

Obligaciones legales de las facturas para autónomos y empresas

Para cualquier empresa o profesional, la normativa establece la obligación de emitir y entregar factura por cada una de sus operaciones, así como conservar copia de todas las emitidas y recibidas en los libros de registro obligatorios.

Cumplir con estas obligaciones aporta importantes garantías:

• Para el comprador: Sirve como comprobante oficial para reclamaciones, devoluciones o la deducción del IVA soportado en su declaración fiscal.

• Para el vendedor: Funciona como justificante contable y de deuda en caso de impago, permitiendo iniciar reclamaciones judiciales.

• Efectos fiscales: Cualquier gasto que no se acredite mediante una factura conforme a la ley no tendrá la consideración de gasto deducible ante la Agencia Tributaria.

Para simplificar este cumplimiento y evitar la gestión manual de papeles, los autónomos y empresas disponen de módulos de gestión dentro de la 'app' y web de BBVA Empresas. Desde estos canales digitales es posible emitir y enviar las facturas a los clientes en cuestión de segundos, al tiempo que la plataforma concilia automáticamente los cobros con las entradas en la cuenta bancaria y organiza los libros de registro del IVA sin errores.

Factura electrónica: características y normativa

En la actualidad, la normativa de facturación en España ha completado su transición hacia la digitalización obligatoria para luchar contra la morosidad comercial y la economía sumergida. Al amparo de la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y del desarrollo reglamentario de los sistemas de facturación (Veri*factu), todos los autónomos y empresas están obligados a utilizar programas informáticos de facturación garantizados y certificados.

Estos sistemas exigen que cada factura generada incorpore un código QR y un registro alfanumérico que impida su alteración posterior, garantizando la integridad, trazabilidad y conservación de los datos. Además, la normativa facilita la remisión automática de los registros de facturación a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, simplificando de forma radical la elaboración de los libros registro de IVA e IRPF.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos formatos principales de factura electrónica:

• Formato estructurado (XML, Facturae): Contiene datos codificados que pueden ser procesados directamente de forma automática por los sistemas informáticos del emisor, del receptor y de la administración pública (como el punto general de entrada FACe).

• Formato no estructurado (PDF o formato imagen): Consiste en un documento electrónico legible directamente por personas, pero que requiere una intervención manual o lectura óptica (OCR) para ser procesado por los programas de contabilidad.