Factura electrónica B2B y 'Ley Crea y Crece': calendario, requisitos y retos

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B) es un documento digital con la misma validez legal y fiscal que la factura tradicional en papel. “Sin embargo, se genera obligatoriamente en un formato informático estructurado, que permite su tratamiento y procesamiento automáticos”, precisa Benja Anglès, investigador experto en derecho tributario y profesor de la Universitat Oberta de Catalunya. El nuevo modelo obliga a expedir estas facturas “siempre que el destinatario sea otra empresa o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o su residencia habitual”, prosigue Anglès.

Esta medida, que destaca dentro de la 'Ley Crea y Crece' de 2022, cambiará para siempre el modelo de facturación en nuestro país. A nivel internacional, pretende anticiparse a la Directiva Europea del IVA en la era digital (conocida como “paquete ViDA”). “Se trata de diseñar un sistema de suministro de información digital común”, apunta José María Mollinedo, secretario general de GESTHA (Sindicato de Técnicos del Ministerio de Hacienda), con el objetivo de documentar las operaciones transfronterizas. Como añade el propio Mollinedo, de cara a su implantación en 2030: “La factura electrónica obligatoria B2B garantiza la interoperabilidad de facturas con el formato europeo”.

Además, GESTHA aclara la diferencia con otros sistemas de control actuales: si VERI*FACTU se ocupa del control del software de facturación desde una perspectiva estrictamente tributaria, la nueva factura va más allá al regular la propia relación mercantil entre empresas y profesionales.

Calendario de implantación: cuándo será obligatoria

La publicación de la Orden ministerial que marcará la aplicación efectiva de la factura electrónica obligatoria B2B está pendiente de entrada en vigor de la orden ministerial que desarrollará la solución pública de facturación. A partir de su entrada en vigor, aún por determinar, se definen las siguientes fases de adaptación:

• Fase 1 (Empresas > 8 millones): A partir de su entrada en vigor la orden para empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones anual supere los 8 millones de euros en el año natural anterior. Tienen 12 meses para implementar el nuevo modelo. Durante esta fase, se deberán acompañar las facturas con un documento en formato PDF para garantizar la legibilidad a los destinatarios que aún no se hayan adaptado.
• Fase 2 (Resto de empresas): El resto de empresas y profesionales autónomos tiene 24 meses para adaptarse, momento en el que pasará a ser obligatoria para ellos.

Qué ventajas tendrá la factura electrónica para empresas y autónomos

El Gobierno de España presenta el Real Decreto 238/2026 como una herramienta útil para rebajar los costes y la carga administrativa de las empresas, sobre todo de las pymes. “Su implementación transforma por completo la tradicional dinámica de la cadena de suministro”, estima Anglès, a partir de estos ejes:

• Automatización: Se elimina el papel y el envío de documentos, lo que obliga a todas las organizaciones de la cadena a integrar sus sistemas de facturación con programas que procesen datos de manera automatizada.
• Menos morosidad y control de pagos: El ciclo de facturación no termina con el envío del documento, lo que permite un control en tiempo real. Al obligar al destinatario a reportar la fecha efectiva del pago, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) puede monitorizar y calcular con exactitud los plazos de pago reales. “Esto evitará que las grandes empresas extiendan de forma abusiva los plazos de pago a sus proveedores y subcontratistas más pequeños”, incide Anglès.
• Trazabilidad: Se mejora la eficiencia operativa aportando información exacta sobre los plazos de expedición, entrega, aceptación y pago, reduciendo costes de transacción. Mollinedo valora esta mayor transparencia: “Con este sistema es posible modificar una factura, pero para ello ha de anularse y ser sustituida por otra; quedará la trazabilidad de ambos registros”.

Cómo funcionará la factura electrónica B2B

La factura electrónica B2B desplegará un modelo híbrido compuesto por plataformas privadas de intercambio y la futura solución pública de facturación, gestionada por la AEAT. Esto plantea retos técnicos que trascienden la mera emisión de la factura:

• Emisión: Cuando una empresa o profesional realiza una venta o presta un servicio, genera la factura a través de una plataforma privada autorizada o mediante la solución pública gratuita.
• AEAT como repositorio (Depósito obligatorio): Si el emisor opta por utilizar una plataforma privada, dicha plataforma está obligada a remitir simultáneamente una copia electrónica fiel a la AEAT, “la cual actúa como repositorio universal”, detalla Anglès.
• Recepción, validación y pago: El destinatario está obligado a informar a la contraparte y a la AEAT sobre el estado de la factura (su aceptación o rechazo), así como el momento exacto en el que se realiza el pago efectivo.

Qué significa la interoperabilidad entre plataformas

La interoperabilidad significa que cualquier empresa podrá enviar y recibir facturas aunque utilice una plataforma distinta a la de sus clientes o proveedores. El principal reto que aborda la 'Ley Crea y Crece' es lograr que los diferentes sistemas de información, plataformas tecnológicas y lenguajes informáticos cuenten con la capacidad de intercambiar datos y comunicarse entre sí de manera transparente, sin que el usuario tenga que realizar modificaciones manuales.

• Intercambio automático: Para garantizar esta operatividad, las plataformas privadas deberán transformar y traducir las facturas a todos los formatos admitidos.
• Conexión entre operadores y repositorio: De esta forma se garantiza su interoperabilidad y conexión ininterrumpida, tanto entre ellas como con la solución pública de la AEAT, preservando en todo momento la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Requisitos técnicos de la factura electrónica

La transmisión de facturas obliga por igual a emisores, receptores y plataformas. El Real Decreto marca los siguientes requisitos técnicos a seguir:

• Formatos estructurados: La factura debe consistir necesariamente en un mensaje informático estructurado que se ajuste al modelo semántico de datos europeo EN16931. Los sistemas informáticos han de ser capaces de generar y procesar las facturas bajo uno de los cuatro formatos autorizados.
• Firma electrónica: Todas las facturas electrónicas transmitidas a través de plataformas privadas deben estar firmadas digitalmente de forma obligatoria, ya sea mediante firma electrónica avanzada o sello electrónico avanzado.
• Código único y seguridad: Cada factura ha de identificarse de manera unívoca mediante un código único de identificación. Además, las plataformas privadas deben cumplir con elevados estándares técnicos para garantizar la seguridad del mercado, tales como ISO/IEC 27001, UNE0080 y Protocolos AS2 o AS4.

Cómo elegir una plataforma de factura electrónica

La norma establece el derecho de los operadores de plataformas privadas a interconectarse con cualquier otra del sistema de forma totalmente gratuita. Por ello, Benja Anglès recomienda a las empresas constatar que la plataforma elegida asuma contractualmente estos compromisos:

• Conexión gratuita e interoperabilidad: Obligación de conectarse con cualquier otra plataforma privada cuando el cliente lo solicite, sin cobrar por aceptar solicitudes de conexión, ni por servicios de integración o gestión ya pactados.
• Cumplimiento legal y seguridad: Garantía absoluta de cumplir con todos los requisitos técnicos de la nueva normativa.
• Formatos y comunicación: Garantía de comunicarse con cualquier otra plataforma, proveedor o cliente, disponiendo de la capacidad técnica para intercambiar facturas en todos los formatos admitidos, asegurando que la autenticidad del origen y la integridad de su contenido quedan preservadas.