Cómo calcular la retención de una factura con IVA y con IRPF

Trabajar por cuenta propia —algo que en España hacen más de tres millones de personas— puede suponer algunos quebraderos de cabeza. Más allá de ser el único responsable de un negocio, están todas las cuestiones administrativas que pueden resultar complicadas. Uno de los primeros retos es elaborar las primeras facturas.

Habrá quien opte desde el principio por tener una gestoría que, por lo menos, le aconseje y le indique cómo hacerlas, y habrá quien utilice algún tipo de 'software' de facturación que lo guíe en la elaboración. Sin embargo, también es habitual entre los autónomos cuyos negocios no tienen empleados empezar sin asesoramiento profesional y sin un programa específico. Una hoja de cálculo o un procesador de textos es lo único que necesitan este tipo de empresarios.

"Normalmente las sociedades suelen contar con programas que realizan estas tareas. Son los autónomos los que más ayuda necesitan", confirma Adolfo Jiménez, presidente de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (ASEFIGET).

Generar una factura no es difícil, pero hay que hacerla bien. Es obligatorio incluir una serie de datos y, además, calcular el IVA y el IRPF cuando sea necesario. Son esas pequeñas variables las que suelen generar más dudas y pueden dar sorpresas poco agradables si no se resuelven del modo correcto.

Lo primero que hay que tener en cuenta son los elementos "que de ninguna manera pueden ser excluidos", detalla Jiménez. Normalmente, están incluidos en todos los programas de facturación y plantillas de facturas, pero no está de más revisar por si acaso. Son los siguientes:

• Datos fiscales del emisor: nombre y dos apellidos o la denominación social de la empresa; número de identificación fiscal (NIF), que en profesionales o empresarios autónomos coincide con el número del DNI; y domicilio fiscal (el que está registrado en Hacienda), incluyendo el código postal.
• Datos fiscales del receptor: Los mismos datos que en el apartado anterior de la empresa o autónomo a quien se facture. Tanto en emisor como receptor se puede incluir el nombre comercial, pero “es necesario que esté siempre la denominación fiscal”, confirma el presidente de ASEFIGET. Según el experto, este es un error común especialmente entre personas físicas.
• Fecha de expedición de la factura: Es independiente de la fecha de cobro o la de pago. Debe incluir día, mes y año.
• Número y, en su caso, serie: Todas las facturas deben ser correlativas en fecha y en número. Es decir, si la factura 345 es del 4 de junio, la 346 debe ser de ese mismo día o una fecha posterior.
• Concepto y descripción del bien o servicio que se factura: Se especificará cada bien o servicio incluido en la factura, el número de unidades y el precio por unidad. Jiménez añade que “también se podrá determinar un albarán donde esté descrito dicho bien o servicio”.
• Base imponible: Es el importe en bruto, la suma de los importes de los distintos bienes o servicios antes de la aplicación de los impuestos. Es la cifra sobre la que se realizan los cálculos de los impuestos aplicables.
• Si no está exento de IVA, debe indicar el tipo impositivo aplicable e importe (cuota tributaria).
• En los casos en los que haya retención de IRPF, igualmente se indicará el tipo de retención y el importe.

Cómo calcular el IVA

Antes de calcular a cuánto asciende la cantidad que se sumará a la base imponible por el IVA, hay que determinar si debe incluirse o no. Estar o no exento de este impuesto viene determinado “en función de la actividad que realice el emisor”. Estas actividades exentas están enumeradas en el artículo 20 de la ley 37/1992 del IVA.

Jiménez cita como ejemplo los servicios de hospitalización y asistencia sanitaria, las entregas de medicamentos, asistencia a la tercera edad y los servicios de educación y deportes dentro de centros docentes, aunque hay más. Otro ejemplo son las exportaciones, que también están exentas (artículo 21 de la LIVA).

Para las actividades no exentas, hay que calcular el IVA (por lo general, un 21%, aunque también hay otros tipos). Ese 21% se calcula sobre la base imponible y se le suma. Es decir, si la base imponible es de 100 euros, el IVA serán 21 euros. El total —si no hay que aplicar IRPF— serían 121 euros.

Cómo calcular el IRPF

Además del IVA, los profesionales deben aplicar también la retención por IRPF en sus facturas si su actividad lo requiere. Será, por lo general, un 15% calculado también sobre la base imponible (no sobre la suma de base más IVA). Tras este porcentaje, el resultado se resta al importe de la factura. Siguiendo con el ejemplo anterior, si esa factura la emite un profesional, el cálculo sería el siguiente:

Este resultado final de todas las operaciones corresponde con la cantidad que debe cobrar el autónomo al cliente por su servicio o bien en venta.