En realidad, se trata de un documento mercantil que registra la información de una venta o de una prestación de un servicio. En ella se constata físicamente que se ha realizado de forma legal y satisfactoria una operación entre dos partes. Por tanto, da validez y comunica que se han abonado los correspondientes impuestos establecidos.

Qué tiene que tener

Cualquier factura incluye una serie de características imprescindibles y que hacen de cada una de ellas un documento único:

1. Presenta un número correlativo de acuerdo a una serie numérica.
2. Incorpora los datos del comprador y del vendedor, como su nombre o razón social, el NIF y su dirección fiscal.
3. La fecha en que se ha emitido.
4. Una breve descripción del producto o del servicio que se ha realizado.
5. Los impuestos que soporta (normalmente, IVA e IRPF) así como la cuota tributaria. Hay ocasiones en que determinadas actividades están exentas de IVA, lo que se debe hacer constar en la factura.
6. Información sobre posibles descuentos o bonificaciones.

Por regla general, hay que distinguir dos tipos de factura, aunque también existen otras: la simplificada y la completa. La diferencia principal estriba en que la simplificada no incluye los datos del cliente y en que el IVA puede señalarse sin desglosar e ir incluido en el precio final. Este tipo de factura se usa normalmente o para operaciones que no superan los 400 euros, o para rectificar otra factura.

Sin embargo, también cabe hablar de otras clases de facturas, como la factura recapitulativa, que documenta agrupaciones de facturas de un determinado período de tiempo, Otro tipo es la factura electrónica, que representa la versión digital de una física, y de la que hablaremos más adelante.

A qué obliga una factura

Para cualquier empresa o autónomo, la ley en España establece una serie de obligaciones en relación con las facturas. Destaca la de emitirlas y entregarlas por las operaciones derivadas de la actividad empresarial o profesional. Mientras que otras importantes son la de conservar copia de cada una que se remita a un tercero o la de llevar un libro de registro.

La diferencia principal estriba en que la simplificada no incluye los datos del cliente y en que el IVA puede señalarse sin desglosar e ir incluido en el precio final

En definitiva, se trata de una prueba que demuestra que se ha pagado una determinada cantidad de dinero a otra parte por la realización de un servicio, que otorga ciertos derechos tanto para el que la emite como para el que la recibe:

1. Gracias a ella, el comprador podrá exigir cualquier reclamación o devolución en el caso de existir una incidencia.
2. Para el vendedor, actúa como justificante si no se le ha realizado el pago que le corresponde, de modo que pueda acudir a la justicia en caso de una reclamación.
3. La factura actúa como garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre las partes.
4. Fiscalmente, cualquier autónomo o empresa debe presentar a Hacienda todas las facturas que demuestren sus ingresos recibidos y gastos soportados. Cada una de ellas lleva aparejada sus impuestos correspondientes, como, por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
5. Cualquier gasto que no se acredite mediante factura no es considerado como un gasto a efectos tributarios, por lo que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.

El nuevo rol de la factura electrónica

Desde el punto de vista legal, cualquier factura electrónica goza de los mismos efectos jurídicos, contables y fiscales que una ordinaria, si bien su autenticidad se valida también a través de sistemas telemáticos con, por ejemplo, la Agencia Tributaria (a través de la firma electrónica). Entre las ventajas que aporta respecto a la tradicional está la agilidad de las comunicaciones, el ahorro de papel, una mayor seguridad o que facilita la gestión y mecanización de la información. Por supuesto, también favorece un archivo más sencillo ya que no necesita espacio físico de almacenamiento. Desde el año 2015, resulta obligatorio el uso de la factura electrónica para relacionarse con la Administración Pública en España.