¿Cómo hacer una factura?
A pesar de que no están siendo tiempos fáciles para los autónomos debido a la crisis provocada por la COVID-19, en países como España, su número se ha recuperado hasta alcanzar los niveles prepandemia, según el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Entre las obligaciones que han adquirido estos nuevos autónomos se encuentra la de emitir las facturas correspondientes a su actividad. ¿Cómo hacerlo correctamente?
Una factura es un documento legal de carácter mercantil donde se indica una compra o una venta de un bien o servicio. Se trata de una prueba física de la realización de la operación y certifica su validez ya que funciona como comprobante del pago de la misma. Los autónomos deben emitir facturas por cada producto o servicio que vendan.
¿Cuáles son las obligaciones a tener en cuenta a la hora de elaborar una factura?
Facturar conlleva las siguientes obligaciones para el profesional que trabaja por cuenta propia.
- Hay que emitir las facturas por operaciones realizadas en el desarrollo de la actividad profesional o empresarial y entregarlas al cliente.
- Conservar una copia de cada una de las facturas emitidas.
- Guardar las facturas de compra emitidas por parte de otros profesionales o empresarios.
- Anotar en los libros de registro las facturas recibidas y emitidas, los ingresos y gastos, los impuestos correspondientes (IVA e IRPF) y archivar los documentos numerados y ordenados.
Estos pasos son necesarios para facilitar la propia contabilidad del autónomo, permitir que Hacienda conozca los movimientos de su actividad y, en el caso de que el profesional haya contratado los servicios de una asesoría, asegurarse de que esta pueda cumplir en su nombre el conjunto de las obligaciones tributarias correspondientes.
Para hacer una factura correctamente, los autónomos deben seguir estos pasos.
Número de factura
Todas las facturas deben ir numeradas con una cifra única, que no se repita en el año fiscal y siga una serie ordenada y sin saltos. Es decir, no se puede pasar, por ejemplo, de la factura 2 a la 5. Además, la serie debe estar ordenada en cuanto a fecha de emisión, por lo que la factura número 5 no puede llevar una fecha de expedición anterior a la factura número 2.
Una forma habitual de numerar las facturas es utilizar el año en curso en el inicio de la cifra, seguido del número de factura. Por ejemplo, en el año 2021, podría empezarse la serie por 2021001. Según la Agencia Tributaria española, no se recomienda el uso de minúsculas y el número de factura no debe comenzar con espacios en blanco, por lo tanto, el texto debe ir ajustado a la izquierda. Para evitar errores, existen programas de facturación ‘online’ que tienen en cuenta todos estos criterios y asignan automáticamente el número correspondiente a cada factura.
Datos identificativos
El profesional debe identificarse tanto a sí mismo como a la persona o empresa a la que va dirigida la factura. Los datos que tiene que incluir, en ambos casos, son:
- Nombre y apellidos o razón social (denominación oficial de la empresa)
- Dirección completa
- Número de identificación fiscal
Concepto, importe y forma de pago de la factura
- Concepto: es una breve descripción de los servicios prestados.
- Base imponible: se trata del total de la factura sin impuestos ni retenciones e indica la cantidad sobre la que se deben calcular los impuestos.
Por ejemplo, si se realiza un trabajo por valor de 1.000 euros antes de impuestos, esa cantidad sería la base imponible de la factura y sobre ella habría que calcular los impuestos que correspondan.
- IRPF: es un impuesto obligatorio para los autónomos considerados como profesionales. Es decir, aquellos que no regentan un negocio propio y se dedican a profesiones liberales incluidas en el listado del Impuesto de Actividades Económicas. El tipo general en España es del 15%. En el caso de los nuevos autónomos, la retención es menor (7%) durante el año de inicio de su actividad y los dos siguientes.
Este impuesto debe incluirse siempre en facturas emitidas a otros autónomos en actividades empresariales o profesionales y a sociedades y personas jurídicas. Sin embargo, no llevan retención las facturas para clientes particulares.
- IVA: salvo en casos en los que la actividad esté exenta, este impuesto debe incluirse siempre en las facturas, tanto para el cliente final como para otra empresa o autónomo. El tipo de IVA que hay que aplicar depende de la actividad que se realice, pero el general es del 21%. Es importante tener en cuenta que el importe de este impuesto tiene que ahorrarse, ya que cada trimestre hay que ingresarlo en Hacienda mediante la declaración del IVA correspondiente. Por lo tanto, conviene apartarlo y no contar con ese dinero para otros usos.
La fórmula para calcular la cantidad total que debe aparecer en la factura es: base imponible + IVA – retención IRPF.
Si se trasladara esta fórmula al ejemplo anterior de 1.000 euros de base imponible, la cantidad final sería: 1.000 euros + 210 euros (21% de IVA) – 150 euros (15% IRPF) = 1060 euros.
Forma de pago
Hay varios tipos de pagos:
- Al contado: se hace en el momento y suele darse en operaciones de venta directa o primeras transacciones.
- Anticipado: se realiza antes de la prestación del servicio.
- Aplazado: se realiza después de la prestación del servicio.
Los medios de pago pueden ser: efectivo, transferencia bancaria, domiciliación bancaria o pago directo con tarjeta de crédito o débito, entre otros.
Emitir una factura es fundamental para el autónomo porque es la prueba del servicio realizado y una garantía ante cualquier problema que pueda surgir, como un pago no realizado por parte de un cliente. Asimismo, es un justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso y gasto derivado de la actividad del profesional. Además, facturar el trabajo realizado es una prueba de la transparencia y credibilidad del autónomo, algo muy importante, sobre todo cuando el profesional está dando sus primeros pasos.