Los nuevos intentos para matar el email o al menos para cambiarlo

El correo electrónico se creó para mejorar la forma de comunicación precedente, el correo postal. Supuso un salto cualitativo, pero hoy en día tiene otros retos pendientes. Por eso periódicamente surgen nuevos intentos para matar el email o al menos para cambiarlo.

En su momento el correo electrónico nación cuando la conexión a Internet no era continua. Una persona se conectaba a Internet, descargaba el correo que había recibido y desconectaba. Leía los correos, los contestaba, los dejaba en la bandeja de salida y volvía a conectase a Internet. Los correos se enviaban y el usuario volvía a desconectarse. Esta dinámica se rompe cuando la conexión es constante y los usuarios esperan una respuesta inmediata al correo enviado o se empieza a utilizar el correo como una cuenta de chat. Esto cuando no se utiliza el correo como un gestor de tareas, una base de datos, agenda, etc.

Los heavy users del correo, los más necesitados del cambio

Para el usuario normal, que recibe unos cuantos correos al día de sus amigos y conocidos o notificaciones a las que está suscrito puede que simplemente la separación de bandejas que hizo en su momento Gmail y que otros han aplicado sea suficiente. Estos filtros inteligentes, que ordenan las bandejas y nos muestran información de los correos según su relevancia pueden ser una ayuda, pero no la solución. Sobre todo para los heavy users, los que reciben una gran cantidad de correos diariamente. Es a estos usuarios, para los que el correo electrónico se ha convertido en un problema más que en una solución, para los que se buscan soluciones alternativas que hablan de matar el correo.

Una apuesta intermedia es lo que está probando Google con Inbox, su nueva aplicación que complementa el correo. Por un lado va un paso más allá en los filtros inteligentes y agrupa las conversaciones y los correos entrantes por tipos. Por otro lado nos permite convertir nuestra bandeja de entrada en un gestor de tareas. Muy útil para aquellos que tienen que organizarse el trabajo y su forma de comunicación fundamental es el correo. También incluye recordatorios y nos permite posponer la recepción de un mensaje a otro momento, algo que nos ayuda a atenderlo adecuadamente y no hacerlo desde el smartphone, donde muchas veces lo despachamos de forma breve y nos olvidamos.

Otra alternativa que nos parece interesante es la que nos propone Altomail. Aquí la apuesta está en aprovechar el tamaño de las pantallas actuales, ofreciendo una organización del correo muy visual, como si fueran notas apiladas, que podemos organizar y crear a nuestro antojo. Es una gran solución para el escritorio, pero no tiene un equivalente en el móvil. Hoy en día el usuario que se siente agobiado por el correo es multidispositivo, con sobremesa o portátil y smartphone, al que también se le puede sumar la tablet.

Quizás para el smartphone la aplicación que más ha innovado ha sido Mailbox. Su manejo del correo electrónico por gestos, para archivar correos, para responder de forma rápida, es de lo más intuitiva, aunque tiene una curva de aprendizaje un poco alta, en la que puede echar para atrás a los usuarios más avanzados.

Estos quizás son algunos de los intentos que existen para transformar o cambiar el correo electrónico. Hacer de esta herramienta algo más ágil, pero que no apuestan por reducir el número de correos recibidos. Otras opciones directamente buscan que la comunicación se vaya a otros medios, haciendo que el correo quede para lo que ha sido pensados desde un primer momento, comunicaciones más importantes, más largas, con documentos adjuntos, etc.

El chat integrado en la gestión de equipos como medio de aligerar el correo

Una de las herramientas más útiles y que más incidencia está teniendo en la productividad de determinados sectores es Evernote. Se trata de algo tan sencillo como una aplicación para tomar notas, pero que a la vez es tremendamente versátil y se puede convertir en un gestor de tareas, de equipos, etc. Ahora han integrado Work Chat, una herramienta que permite comunicarse a los miembros de un equipo sin necesidad de hacerlo a través del correo.

Esto mismo, pero como aplicación independiente es lo que nos propone Hip Chat, un chat privado, personal o de grupo, muy versátil. Aquí tenemos un complemento perfecto para nuestro correo electrónico. Nos permite no saturar el correo con comunicaciones para las que esperamos una respuesta rápida, pero también en la que sabemos que nos vamos a cruzar varios mensajes. Si lo que necesitamos es mantener una conversación, es perfecta, tanto para grupos como para individuales. Y gracias a ello aligeramos mucho la cantidad de correos recibidos.

Un paso más allá todavía va Slack. Se trata de un completo chat pensado para la comunicación de equipos, pero que además es capaz de integrarse con otros muchos como Dropbox, gestores de proyectos como Trello, Google Docs o Assana por poner varios ejemplos. Esto hace que sea una herramienta muy versátil, con una versión gratuita de entrada y que además dispone de un potente buscador para encontrar la información que buscamos dentro de las conversaciones. Está teniendo un gran éxito entre las startups de Silicon Valley.

A nivel de grandes empresas quizás la alternativa más solvente hoy en día es la combinación de Intranet + Red social. Microsoft tiene una potente herramienta para crear la intranet corporativa con SharePoint, que facilita mucho la productividad en las organziaciones gracias a la posibilidad de crear flujos de trabajo. A ella se le une Yammer, también conocido como el Twitter de las empresas que supone una gran solución para mejorar la comunicación interna de las empresas.

¿Y si la culpa no es del correo?

Pero después de todo, puede que la culpa no sea del correo electrónico. Puede que seamos nosotros los que no sabemos gestionarlo de forma adecuada. Tanto a nivel de conocimientos con la creación de filtros adecuados, como con la gestión oportuna. Trabajamos con el correo siempre abierto, dando a este medio de comunicación un valor de urgencia que muchas veces no tiene. Mantener la bandeja a cero ha pasado a ser una tarea más.

Por eso creo que gran parte de la innovación en el correo está en darle la importancia que merece, en utilizarlo para el propósito para el que fue creado y sobre todo, en hacer un uso inteligente de esta herramienta. Lo podemos entender, ¿quién nos enseña a usar el correo? Muchos de sus problemas se deben a los vicios adquiridos de su uso a nivel usuario.