Cerrar panel

Cerrar panel

Cerrar panel

Cerrar panel

Fintech 06 nov 2018

Cómo optimizar el trabajo en equipo con un tablero 'kanban'

Dentro de las metodologías ‘agile’, la gestión de proyectos con herramientas visuales suprime reuniones innecesarias y facilita la eliminación de cuellos de botella para agilizar las tareas.

Todas las personas que trabajan en las áreas centrales de BBVA ya emplean las metodologías ‘agile’ en su día a día, lo que supondrá un total de 33.000 personas a final del año. Bajo las premisas de este tipo de modelos de gestión empresarial, los equipos multidisciplinares, con autonomía para organizarse y capacidad de ejecución, se convierten en la base de la organización. Esta forma de trabajar ayuda a BBVA a garantizar la entrega constante de resultados y soluciones para los clientes en todo el mundo en tiempos más cortos.

En este contexto, uno de los instrumentos más populares de las organizaciones ‘agile’ son los tableros ‘kanban’, término que surge de combinar las palabras japonesas ‘kan’ (visual) y ‘ban’ (tarjeta). Apoyándonos en esta traducción, podríamos decir que un tablero ‘kanban’ es una herramienta visual para gestionar proyectos y procesos. ¿Pero cómo se usa exactamente?

A grandes rasgos, estos tableros deben reflejar de manera gráfica el flujo de trabajo de un proyecto o proceso, con el fin de comprobar de un vistazo su estado, evolución, posibles atascos y los puntos que requieren atenderse de manera urgente. Tradicionalmente, esto se ha hecho en pizarras o corchos de madera colgados en las paredes de las oficinas, una solución que siguen prefiriendo muchos profesionales. A pesar de ello, ya existen aplicaciones que digitalizan estos tableros, una alternativa muy útil cuando se teletrabaja o cuando los miembros del equipo se encuentran físicamente en distintas localizaciones.

fotografia de planificacion trabajo equipo scrum agile prioridades bbva compass

Un tablero 'kanban' es una herramienta visual para gestionar proyectos y procesos

Construyendo el tablero

Un tablero ‘kanban’ debe tener al menos tres columnas donde se repartirán, escritas en tarjetas o ‘post-its’ y atendiendo a su evolución, todas las tareas que componen el proyecto. Estas tres grandes secciones son: tareas por hacer, tareas en curso y tareas finalizadas. Suele ser habitual encontrar los nombres de estas columnas en inglés, es decir: ‘To do’ (o ‘Planned’), ‘In progress’ y ‘Done’. En determinados casos resulta muy útil incluir también la columna ‘Backlog’, la cual permite visualizar y aparcar tareas que están pendientes y que por el momento no están siendo atendidas.

Una vez configurado el tablero ‘kanban’, a medida que avanza el proyecto se obtienen ventajas como las siguientes:

  • Rápida identificación de los cuellos de botella y de las debilidades en el flujo de trabajo.
  • Priorización de las tareas en curso.
  • Eliminación de reuniones innecesarias para actualizar información básica sobre el proyecto.
  • Visualizar y hacer más transparentes para el resto las actividades a las que está dedicado cada miembro del equipo.
  • Estimación de la capacidad de trabajo del equipo (WIP, por sus siglas en inglés ‘Work in Progress), moderando la carga de actividades que se realizan al mismo tiempo.

Pero para que este método realmente funcione, es necesario complementar la elaboración de un tablero ‘kanban’ con acciones como las siguientes:

1. Identificar correctamente cada fase y tareas

Resulta vital generar un modelo visual e intuitivo del flujo de trabajo y de cómo son ejecutadas las tareas, es decir, tener bien identificadas las columnas que queremos que se correspondan con cada fase del proyecto. Solo así se conocerá de un vistazo el trabajo en curso y los posibles bloqueos, con el fin de ayudar al equipo a tomar acciones correctivas.

2. Limitar el trabajo en curso

Para evitar que los miembros del equipo tengan muchos flancos abiertos, lo que puede derivar en acometer varias tareas simultáneamente y descuidar alguna de ellas, es necesario limitar la cantidad de trabajo pendiente en curso. Se recomienda que cada profesional se concentre en un número limitado de tareas y que no empiece ninguna nueva hasta haberlas culminado.

3. Programar las tareas a corto plazo

En relación con el punto anterior, planificar el trabajo en periodos cortos hace que la cantidad de tareas definidas sea menor. Esto es importante porque permite centrarnos en pocos elementos y garantizar que se realicen con la calidad exigida en el tiempo pactado.

Por otro lado, si en el tablero existen tareas que llevan ahí desde hace mucho tiempo, quizás no son prioritarias y será mejor apartarlas para acometerlas sólo cuando estemos seguros de su viabilidad.

4. Mejorar de manera continua

Un tablero ‘kanban’ siempre se puede perfeccionar, para lo cual es imprescindible escuchar a todos los miembros del equipo de trabajo e introducir cambios que contribuyan a que las tareas fluyan mejor de una columna a otra.

Otras historias interesantes