¿Por qué un autónomo debería elaborar una cuenta de resultados?

Lo más probable es que antes de iniciar la labor profesional, el autónomo se haya marcado unas previsiones y unos objetivos. Al fin y al cabo, todo aquel que se anima a montar un negocio se hace preguntas como: ¿voy a poder ganarme la vida? ¿Y cuándo? ¿El primer año, el año siguiente?

Los ingresos son el pilar fundamental de un negocio y sin ventas no hay tal. Como destaca Miguel Ángel Navarro Brion, profesor de Economía de la Empresa y Emprendimiento de la Universidad de Barcelona, las ventas son imprescindibles para cualquier actividad; sin ellas hasta el negocio mejor planificado no funcionará: el mejor personal, la mejor infraestructura, el mejor producto… de nada sirven si no hay ingresos y, por tanto, viabilidad económica. “Antes de iniciar cualquier actividad profesional, hay que pensar e intentar asegurar ese mínimo de ingresos necesarios que harán fructífera la propia labor”, afirma.

Por otro lado, cualquier actividad empresarial lleva aparejados unos gastos, por lo que todo empresario debería ser capaz de analizar sus cuentas para diseñar y poner en marcha estrategias de reducción de costes cuando el negocio así lo requiera.

En definitiva, cuanto mayor sean los ingresos y menores los gastos, más posibilidades vamos a tener de que el balance sea positivo. Pero, ¿cómo saber si los ingresos son suficientes y sostenibles? ¿Están los costes ajustados a la actividad realizada? Las claves para dar respuesta a estas preguntas las encontramos en el análisis de la cuenta de resultados.

En palabras de Navarro Brion, el seguimiento con base en números reales en la cuenta de resultados “puede ayudar al autónomo a ajustarse o espabilarse si ya detecta algunas carencias o alertas prematuras y que puedan afectar a la viabilidad profesional”.

¿Cómo se analiza la cuenta de resultados?

La Escuela de Negocios de Harvard propone dos estrategias para analizar una cuenta de resultados: de forma vertical u horizontal.

El análisis vertical “es el proceso de leer una sola columna de datos en un estado financiero, determinando cómo se relacionan las partidas individuales entre sí”. Es decir, estudia cuál es la relación de ingresos y gastos que en un periodo concreto arrojan un resultado determinado, positivo o negativo. El análisis vertical "puede ayudarle a determinar qué preguntas se deben formular, como por ejemplo: ¿Dónde aumentaron o disminuyeron los costes? ¿Qué partidas contribuyen más a los márgenes de beneficio?”.

El análisis horizontal compara los flujos de ingresos y gastos en diferentes periodos de tiempo. “Al realizar un análisis horizontal, se puede saber qué ha impulsado el desempeño financiero de una organización a lo largo de los años y detectar tendencias y patrones de crecimiento, línea por línea. En última instancia, el análisis horizontal se utiliza para identificar tendencias a lo largo del tiempo (comparaciones del primer trimestre al segundo trimestre, por ejemplo)”, añade. Así, se puede ver si hay estacionalidad en los resultados (si, por ejemplo, se trata de una tienda de regalos, en el cuarto trimestre del año normalmente tendrá más resultado que en el segundo, por ejemplo, por la campaña de Navidad; si el negocio es una agencia de viajes, seguramente en verano y meses previos facturará más...). De esta manera, el empresario puede prepararse para afrontar esa estacionalidad (ej. buscar productos que suplan ese valle de ingresos y sean complementarios al negocio, preparar la tesorería para afrontar gastos constantes con ingresos con picos y valles,...).

Además, este análisis temporal permite analizar los porqués, viendo las evoluciones separadas de cada línea de gasto y/o de ingreso, y tomar decisiones para el negocio. Por ejemplo, si se dispara una línea de gasto, se pueden barajar otros proveedores o utilizar componentes sustitutivos, cambiar de localización para ahorrar en alquiler o en transporte de mercancías. En cambio, si una línea de ingresos aumenta, cabría plantearse invertir e incrementar esa línea de negocio en detrimento de otra con una evolución menos favorable.

En definitiva, un análisis concienzudo de la cuenta de resultados ayudará a determinar la salud financiera del negocio, a predecir oportunidades futuras, a decidir la estrategia comercial y a crear metas significativas, apoyando la sostenibilidad de una empresa a lo largo del tiempo. Es decir, puede que en un trimestre o año concreto, la compañía haya atravesado dificultades y haya sufrido pérdidas, pero si esas pérdidas se prolongan en el tiempo, puede ser una señal de que el negocio no es viable tal y como está planteado. En ese caso, habrá que pensar si existen gastos prescindibles, si debería incrementarse el precio del producto para aumentar el margen (teniendo en cuenta qué impacto tendría esa decisión en el volumen de ventas) o si no queda más remedio que echar el cierre.

Toda esta información es importante para el dueño de la empresa o sus gestores, pero también para proveedores -que pueden valorar sus opciones de cobro-, para inversores -que pueden estar valorando invertir en la compañía o prestarle fondos- o incluso para clientes.

Otras funciones de la cuenta de resultados

Además de esta función de soporte en la toma de decisiones de un negocio, llevar una contabilidad sistemática y exhaustiva puede ser muy útil para otros fines. Por un lado, facilitará mucho la presentación de declaraciones de impuestos y la verificación y prueba ante las autoridades tributarias de que las liquidaciones de impuestos realizadas por una empresa se corresponden con la realidad de su actividad. Además, de cara a obtener financiación de un banco, por ejemplo, el mostrar datos exactos y fidedignos del negocio será absolutamente imprescindible.

Por último, Navarro Brion subraya un aspecto que podría parecer superfluo, pero no lo es: este informe ayuda a “diferenciar los flujos de dinero generados por el negocio de los correspondientes al ámbito personal. En tanto que estamos hablando de autónomos, a veces puede ser difícil si no se establecen ‘fronteras’ en la gestión”.